Legal notice and terms

Mentions légales

Éditeur du site et fournisseur du service
Convergence IT S.A., société anonyme au capital de 41 200 €
20 rue de l'Industrie, L-8399 Windhof, Luxembourg
RCS Luxembourg : B205884
TVA : LU28604903
Autorisation d'établissement n° 10070128/1
Contact : mitogen@convergence-it.eu

Hébergement
OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France

« Mitogen » désigne le service accessible sur mitogen.ai et ses sous-domaines, fourni par Convergence IT S.A. (ci-après « Convergence IT », « nous »).

Conditions générales d'utilisation et de vente

1. Objet et acceptation

1.1. Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'accès au service Mitogen et son utilisation. Elles sont conclues entre Convergence IT et l'entreprise ou l'organisation pour le compte de laquelle un compte est créé (le « Client »).

1.2. Mitogen est réservé aux professionnels. En créant un compte, vous déclarez agir pour une activité professionnelle et acceptez les Conditions et la Politique de confidentialité. Si vous créez un compte pour le compte d'une organisation, vous déclarez avoir le pouvoir de l'engager.

1.3. Nous conservons la version des Conditions acceptée et la date d'acceptation.

2. Comptes, espaces de travail et utilisateurs

2.1. Chaque utilisateur dispose d'un compte personnel et d'un espace de travail racine. Il peut aussi être membre d'autres espaces de travail sur invitation.

2.2. L'administrateur d'un espace de travail gère les membres, leurs rôles et les connexions autorisées.

2.3. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos moyens d'authentification et de toute activité réalisée depuis votre compte. Signalez sans délai tout usage non autorisé à mitogen@convergence-it.eu.

3. Phase gratuite, essai et abonnement

3.1. Le service est gratuit jusqu'au 31 décembre 2026 inclus.

3.2. À partir du 1er janvier 2027, chaque espace de travail bénéficie d'une période d'essai gratuite unique de 14 jours calendaires. Elle se termine le 14 janvier 2027 pour les espaces créés avant le 1er janvier 2027, et 14 jours après la date de création pour les autres.

3.3. Au-delà de l'essai, l'utilisation requiert un abonnement payant, par utilisateur et par mois, aux prix et dans les limites (notamment le nombre de connexions) indiqués sur la page de tarifs au moment de la souscription.

3.4. Toute hausse de prix vous est notifiée au moins 30 jours avant de s'appliquer ; vous pouvez résilier avant cette date.

4. Facturation et paiement

4.1. Le paiement est traité par Stripe. Les factures sont émises et mises à disposition via Stripe.

4.2. L'abonnement est facturé mensuellement, d'avance, le 1er de chaque mois. Le premier mois est calculé au prorata.

4.3. Les prix s'entendent hors TVA. La TVA est appliquée selon les règles en vigueur ; elle est autoliquidée par les clients professionnels établis dans un autre État membre de l'Union européenne.

4.4. En cas de défaut de paiement, nous pouvons suspendre l'accès après notification, sans préjudice des sommes dues.

5. Fin d'abonnement, gel et suppression

5.1. Sans abonnement actif à la fin de l'essai, ou après résiliation, l'espace de travail passe en lecture seule (« gel »).

5.2. Pendant le gel, vous pouvez consulter et exporter vos données ou souscrire un abonnement. Des rappels sont envoyés pendant cette période.

5.3. Quatre-vingt-dix (90) jours après le début du gel, l'espace de travail et les données qu'il contient sont supprimés.

5.4. Un compte sans abonnement actif ni siège est gelé, puis supprimé avec ses données 90 jours plus tard.

5.5. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis la console.

6. Disponibilité et support

6.1. Le service est fourni au mieux, sans engagement de niveau de service (SLA).

6.2. Nous pouvons interrompre le service pour maintenance, si possible avec un préavis, ou sans préavis en cas d'urgence de sécurité.

6.3. Le support est assuré par e-mail à mitogen@convergence-it.eu, les jours ouvrés, aux heures de bureau de Luxembourg.

7. Usage acceptable

7.1. Vous vous engagez à utiliser Mitogen conformément à la loi et aux présentes Conditions. Il est notamment interdit :

1. de porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du service, de tenter d'accéder aux données d'autres clients ou de contourner les limites techniques ;
2. d'utiliser le service pour envoyer des communications non sollicitées, frauduleuses ou illicites ;
3. d'utiliser le service pour des usages classés à haut risque par le règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle sans notre accord écrit préalable.

7.2. Vous garantissez disposer des droits et autorisations nécessaires sur les comptes et services tiers que vous connectez à Mitogen (par exemple Google, Microsoft, Odoo, Telegram) et respecter leurs conditions d'utilisation.

7.3. Les actions effectuées sur ces services tiers via Mitogen le sont à votre demande et avec vos propres droits d'accès.

8. Données du Client

8.1. Le Client reste propriétaire des données qu'il traite dans Mitogen et en est le responsable du traitement au sens du RGPD. Convergence IT les traite en qualité de sous-traitant, conformément à l'Accord de sous-traitance ci-dessous, qui fait partie des Conditions.

8.2. Mitogen ne conserve pas le contenu de vos fichiers : ils restent dans vos outils (SharePoint, Drive…). Lorsqu'un élément est rattaché à un dossier, Mitogen en conserve une fiche, décrite dans la section « Données utilisateur Google ».

8.3. Nous ne vendons pas les données du Client et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

9. Propriété intellectuelle

9.1. Le service, son logiciel et sa documentation sont protégés. Pendant la durée d'utilisation, vous bénéficiez d'un droit d'utilisation non exclusif, non cessible et limité à vos besoins professionnels.

9.2. Vous ne pouvez pas copier, décompiler ou créer d'œuvre dérivée du logiciel, sauf dans les limites permises par la loi.

10. Responsabilité

10.1. Les contenus produits avec l'aide de l'intelligence artificielle peuvent être inexacts ; il vous appartient de les vérifier avant de vous en servir.

10.2. Notre responsabilité totale est limitée aux montants payés par le Client pour le service au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Pour une utilisation gratuite (phase gratuite ou essai), notre responsabilité est exclue dans la mesure permise par la loi.

10.3. Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires ou de clientèle.

10.4. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde, ni dans les autres cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.

10.5. Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure.

11. Modification et suspension

11.1. Nous pouvons faire évoluer le service. Pendant la phase gratuite, des fonctionnalités peuvent être modifiées ou retirées.

11.2. Les modifications importantes des Conditions vous sont notifiées par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Si vous les refusez, vous pouvez résilier avant cette date.

11.3. Nous pouvons suspendre un compte en cas de violation grave des Conditions ou de risque pour la sécurité du service, en vous en informant.

12. Durée, résiliation et réversibilité

12.1. L'abonnement est conclu au mois et se renouvelle tacitement. Vous pouvez le résilier à tout moment depuis la page de facturation ; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours.

12.2. Nous pouvons résilier en cas de manquement grave aux Conditions.

12.3. À la fin du contrat, vous pouvez exporter vos données pendant la période de gel. Aucuns frais de changement de fournisseur ne sont facturés.

13. Dispositions finales

13.1. Les Conditions sont régies par le droit luxembourgeois.

13.2. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg-Ville.

13.3. Si une clause est déclarée nulle, les autres restent applicables.

Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Convergence IT S.A., 20 rue de l'Industrie, L-8399 Windhof, Luxembourg, mitogen@convergence-it.eu.

Cette politique couvre les données dont Convergence IT est responsable : compte, authentification, facturation, sécurité et e-mails de service. Les données que nos clients traitent dans Mitogen relèvent de leur responsabilité ; nous les traitons pour leur compte conformément à l'Accord de sous-traitance.

2. Données traitées, finalités et bases légales

3. Durées de conservation

• Compte : pendant la durée d'utilisation, puis jusqu'à 90 jours après le début du gel.
• Un compte sans abonnement actif ni siège est gelé, puis supprimé avec ses données 90 jours plus tard.
• Registre des actions : 12 mois.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.
• Sauvegardes : environ 3 mois. Une donnée supprimée peut subsister dans les sauvegardes chiffrées jusqu'à leur rotation.
• Factures : 10 ans, conformément aux obligations comptables.

4. Vos fichiers

Mitogen ne conserve pas le contenu de vos fichiers : ils restent dans vos outils (SharePoint, Drive…).

5. Destinataires

Seules les personnes habilitées de Convergence IT accèdent aux données, dans la limite de leurs fonctions. Nous faisons appel aux sous-traitants listés dans la section « Sous-traitants ultérieurs ». Nous ne vendons pas vos données.

6. Localisation

Les données sont hébergées dans l'Union européenne (France). Certaines fonctions d'intelligence artificielle font appel à xAI, dont les traitements ont lieu aux États-Unis (voir « Intelligence artificielle »).

7. Sécurité

Chiffrement des échanges (TLS 1.2 et 1.3), chiffrement des secrets de connexion au repos (AES-GCM), sauvegardes chiffrées, accès d'administration restreints.

8. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Pour les exercer, écrivez à mitogen@convergence-it.eu. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg, cnpd.public.lu.

Données utilisateur Google

Cette section décrit comment Mitogen accède aux données de votre compte Google, les utilise, les conserve et les partage lorsque vous connectez Gmail, Google Agenda, Google Contacts ou Google Drive.

1. Données consultées

• Application « Mitogen Gmail » : vos messages (en-têtes, contenu et pièces jointes), brouillons et libellés ; vos agendas et événements ; vos contacts ; votre adresse e-mail, votre nom et l'identifiant de votre compte Google.
• Application « Mitogen Drive » : les fichiers et dossiers auxquels votre compte Google a accès ; votre adresse e-mail, votre nom et l'identifiant de votre compte Google.

2. Utilisation

Mitogen utilise ces données uniquement pour les fonctions que vous déclenchez dans Mitogen ou dans l'assistant d'intelligence artificielle que vous avez connecté à Mitogen :

• rechercher et afficher un e-mail, un événement, un contact ou un fichier ;
• rattacher un élément à un dossier ;
• préparer un brouillon, une réponse ou un transfert, et envoyer un brouillon à votre demande ;
• créer ou modifier un événement ou un contact ;
• déposer, renommer, déplacer ou partager un fichier ;
• résumer un élément ou lire une pièce jointe, à votre demande.

3. Conservation par Mitogen

• Le jeton d'accès fourni par Google est conservé chiffré jusqu'à la suppression de la connexion.
• Lorsque vous rattachez un e-mail à un dossier, Mitogen en conserve une fiche : identifiant, fil, objet, expéditeur (de), destinataires (à, cc, cci), date, statut lu ou non lu, corps du message en texte, noms des pièces jointes, corps des messages du fil, résumé et extrait.
• Pour un événement d'agenda rattaché : titre, horaires, lieu, participants, organisateur et description.
• Pour un contact rattaché : nom, adresses e-mail, téléphones et organisation.
• Pour un fichier Drive rattaché : identifiant, nom, type, taille, date de modification, lien, dossier parent et identifiant du drive. Le contenu du fichier reste dans Drive.
• Lorsqu'un résumé est produit, il est généré à ce moment-là, à votre demande, et l'élément concerné est alors transmis à xAI.
• Ces fiches sont conservées jusqu'à la suppression du dossier, de la connexion ou du compte.
• Les actions effectuées sont inscrites au registre des actions pendant 12 mois.
• Mitogen ne copie ni votre boîte mail ni votre Drive.

4. Protection

Chiffrement en transit (TLS 1.2 et 1.3), chiffrement des jetons au repos (AES-GCM), hébergement dans l'Union européenne (OVH, France), sauvegardes chiffrées et accès d'administration restreints.

5. Partage

Les données Google ne sont partagées :

• qu'avec les membres du dossier ou de l'espace de travail, selon les droits que vous définissez ;
• qu'avec nos sous-traitants, uniquement pour fournir les fonctions que vous utilisez : OVH (hébergement) et xAI (résumé d'un élément ou lecture d'une pièce jointe, à votre demande ; voir « Intelligence artificielle ») ;
• lorsque la loi l'exige.

Elles ne sont jamais vendues, ni transmises à des plateformes publicitaires, des courtiers en données ou des revendeurs d'informations.

6. Durées de conservation

• Jeton d'accès : jusqu'à la suppression de la connexion.
• Fiches des éléments rattachés : jusqu'à la suppression du dossier, de la connexion ou du compte.
• Registre des actions : 12 mois.
• Sauvegardes : environ 3 mois.

7. Révoquer l'accès et demander la suppression

• Lorsque vous supprimez la connexion Google dans Mitogen (Console, Connexions), ou lorsque votre compte ou l'espace de travail est supprimé, Mitogen révoque son accès auprès de Google et supprime le jeton. La simple déconnexion de votre session Mitogen ne retire pas cet accès.
• Vous pouvez aussi révoquer l'accès à tout moment sur myaccount.google.com/permissions.
• Pour demander la suppression de vos données, écrivez à mitogen@convergence-it.eu. Nous répondons dans un délai d'un mois.

8. Conformité à la politique de Google (Limited Use)

L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par Mitogen respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.

En particulier :

• les données Google ne sont utilisées que pour fournir ou améliorer des fonctions visibles de Mitogen ;
• elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni pour évaluer la solvabilité ;
• elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique généralistes ;
• personne ne les lit, sauf avec votre accord explicite, lorsque c'est nécessaire à la sécurité (par exemple l'enquête sur un abus ou un bug) ou pour respecter la loi.

Mitogen's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Accord de sous-traitance (article 28 du RGPD)

1. Rôles

Le Client (l'organisation titulaire de l'espace de travail, y compris l'espace racine d'un utilisateur) est responsable du traitement des données personnelles qu'il traite dans Mitogen. Convergence IT agit en qualité de sous-traitant. Le présent accord fait partie des Conditions.

2. Objet et durée

Convergence IT traite les données du Client pour fournir le service Mitogen, pendant la durée du contrat et jusqu'à leur suppression prévue à l'article 8.

3. Données et personnes concernées

Données contenues dans les dossiers, les éléments rattachés et les connexions du Client : identité et coordonnées, contenu de messages, d'événements, de contacts et de documents, journaux d'actions. Personnes concernées : utilisateurs du Client et leurs interlocuteurs.

4. Instructions

Convergence IT ne traite les données que sur instruction documentée du Client, constituée par les Conditions et l'utilisation du service. Elle informe le Client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

5. Confidentialité et sécurité

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. Convergence IT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment celles décrites dans la Politique de confidentialité.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés dans la section « Sous-traitants ultérieurs ». Tout ajout ou remplacement est notifié au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable et, à défaut de solution, résilier. Les services tiers que le Client connecte lui-même à Mitogen (Google, Microsoft, Odoo, Telegram, etc.) sont ses propres fournisseurs et ne sont pas des sous-traitants de Convergence IT.

7. Assistance et violations de données

Convergence IT aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées. Elle notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

8. Fin du contrat

À la fin du contrat, le Client peut exporter ses données pendant la période de gel. Les données sont ensuite supprimées, au plus tard 90 jours après le début du gel ; les copies présentes dans les sauvegardes sont effacées lors de leur rotation (environ 3 mois).

9. Audit

Convergence IT met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, sur demande à mitogen@convergence-it.eu.

Sous-traitants ultérieurs

Les changements de cette liste sont notifiés au moins 30 jours à l'avance.

Intelligence artificielle

1. Votre assistant

Mitogen fonctionne dans l'assistant d'intelligence artificielle que vous choisissez (par exemple Grok, ChatGPT, Claude ou Mistral). Cet assistant est fourni par son propre éditeur, selon ses propres conditions ; Mitogen ne le contrôle pas.

2. L'intelligence artificielle utilisée par Mitogen

Pour certaines fonctions, Mitogen fait lui-même appel à un modèle d'intelligence artificielle fourni par xAI (SpaceX Super Intelligence LLC, États-Unis) :

• résumé d'un élément rattaché à un dossier ;
• compréhension d'une pièce jointe (texte, image ou audio).

3. Vos données

• xAI n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.
• xAI conserve les requêtes et les réponses jusqu'à 30 jours, pour la détection des abus.
• Mitogen n'utilise pas vos données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Limites et usages interdits

Les contenus générés par l'intelligence artificielle peuvent être inexacts ou incomplets : vérifiez-les avant de vous en servir. Mitogen ne doit pas être utilisé pour des usages classés à haut risque par le règlement (UE) 2024/1689 sans notre accord écrit préalable.

Cookies

Mitogen n'utilise qu'un cookie strictement nécessaire : un cookie de session qui vous maintient connecté (HttpOnly, SameSite=Lax). Les extensions Mitogen peuvent aussi stocker localement les informations nécessaires à leur fonctionnement.

Nous n'utilisons aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de suivi. Ces traceurs étant strictement nécessaires au service, votre consentement n'est pas requis. Vous pouvez supprimer les cookies dans votre navigateur ; vous serez alors déconnecté.

Licences

Mitogen est un logiciel propriétaire. Tous droits réservés.

Mitogen utilise des composants open source, chacun distribué sous sa propre licence. La liste de ces composants et de leurs licences est disponible sur demande à mitogen@convergence-it.eu.

Historique des versions

Les modifications importantes des Conditions sont notifiées par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.